Der Planungsdynamik wendig und reaktionsfähig begegnen

„Flexible Standards“ klingt in einer ersten Anmutung nach einem Widerspruch in sich. In Wahrheit ist es aber die Schnittmenge der positiven Aspekte zweier Strategien, ebenso wie z. B. bei dem widersprüchlich klingenden „Mass Customization“, die die Vorteile der Massenfertigung (z. B. Skalierungseffekte) mit der heutzutage immer stärker geforderten Kundenindividualisierung vereint.

Die planerische Herausforderung

Die Hama GmbH & Co KG mit Hauptsitz in Monheim ist ein Großhandelsunternehmen, welches mit weltweit 2.500 Mitarbeitern (davon 1.500 in der Konzernzentrale in Monheim) an 20 Standorten den Markt mit verschiedensten Artikeln aus den Sortimentsbereichen Consumer Electronics, Computer & Communication, Gaming, Photo & Video, School & Leisure Time sowie Home Appliance bedient.

Dazu verlassen aus dem Monheimer Logistikzentrum mit insgesamt 70.000 Palettenstellplätzen (siehe Abbildung 2) täglich bis zu 10.000 Pakete das Haus. USB-Sticks, Speicherkarten, Bluetooth Kopfhörer, Internetradios, Selfie Sticks und Smartphone Cases sind nur eine kleine exemplarische Auswahl aus dem vielfältigen Artikelportfolio, welches Hama als Marke neben weiteren Eigen- und Partnermarken seinen Kunden mit hoher Lieferbereitschaft zur Verfügung stellt (siehe Abbildung 1).

Die genannten Beispielartikel, die strengen internen technischen Prüfungen und Qualitätskontrollen unterworfen werden, lassen schon erste Vermutungen über besondere Herausforderungen für die Planung und das Supply Chain Management bei Hama aufblitzen. Ein großer Teil dieser Produkte ist einem extrem schnellen Wandel unterworfen, entweder technologisch oder modisch. Erschwerend kommt hinzu, dass viele dieser Produkte hohe Wiederbeschaffungszeiten besitzen, da sie aus Fernost bezogen werden und die liefernden Produzenten in der Regel keine Lager vorhalten.

Gleichzeitig darf der Hama-Kunde kurze Reaktions- und Lieferzeiten auch bei größeren Mengen erwarten. Außerdem hat der Hama-Kunde die Berechtigung, signifikante Mengen der von Hama gelieferten Ware auch Wochen später noch als Retoure zu Hama zurückzuführen, wodurch ein relevanter zweiter Materialzugangsstrom entsteht, der die Mengen- und Bestandsplanung nicht unerheblich beeinflusst.

Einige exemplarische Anforderungen, mit denen sich Hama in Planung und Disposition konfrontiert sieht, sind:

• Artikel mit hohem Promotion-Anteil und Sonderbedarfen
• neben allgemeingültigen Artikeln kunden- oder regional- und länderspezifische Artikel
• vier unterschiedliche Frachtarten in der Beschaffungslogistik, auch in Bestellpositionen zu einem Artikel kombiniert
• sich dynamisch entwickelnde Staffelpreise in der Beschaffung
• Sammelbestellung (Verbunddisposition) mit und ohne optimierter Containerbefüllung
• Splittung von Bestellmengen eines Artikels in den Dimensionen Liefertermin und Frachtart
• effizientes Management von Mengenreservierungen und -zuordnungen von Material in Zulauf zur Sicherstellung der Lieferbereitschaft versus Kunde
• Parken von Planaufträgen zur sorgfältigen Durchführung von Lieferantenanfragen mit nachgeschaltetem Freigabeprozess in Abhängigkeit wirtschaftlicher Kriterien
• Lieferzeitencontrolling und Lieferzeitenparametrisierung in der Beschaffung
• Wareneingangstermin ermittelt auf Basis der jeweils gültigen Bestellphase (Planauftrag, Cargo Ready, in Transit)

Die geforderte Systemunterstützung

Mit einem neuen Planungssystem, welches sich passgenau an die vielfältigen Anforderungen des Hama-Geschäftsmodells und der Hama-Prozesse anschmiegt, verfolgt Hama zwei essenzielle Ziele. Einerseits soll die gewünschte Lieferbereitschaft bei gleichzeitiger Optimierung der dazu erforderlichen Bestände nachhaltig sichergestellt werden. Andererseits sollen Effizienz und Transparenz in der Planung weiter verbessert sowie Planungssicherheit und -qualität noch gesteigert werden.

Hama löst diese komplexe Aufgabenstellung zukünftig mit der APS-Software DISKOVER SCO. Das Planungstool, welches von der SCT GmbH entwickelt wird, deckt mit seinen Standardfunktionalitäten einen großen Teil der Hama-Anforderungen ab, wodurch der Standard in weiten Teilen eins zu eins umgesetzt werden konnte. Teilweise mussten aber auch Standardfunktionalitäten angepasst bzw. erweitert oder gar ganz neue Funktionalitäten konzipiert und implementiert werden.

Entscheidend für eine zeitnahe Zielerreichung war und ist dabei, Standardfunktionalitäten schnell einzuführen und dass diese ein stabiles und performantes Laufzeitverhalten zeigen – ein entscheidender Vorteil von Standard-Software. Im zweiten Schritt aber ist es unerlässlich, dass der „Standard“ sich flexibel und reaktionsfähig notwendigen Anpassungen und Erweiterungen gegenüber zeigt, damit die Systemprozesse zeitnah den teilweise sehr spezifischen Anforderungen des betrieblichen Geschäftsmodells folgen können. Es gilt also, den Standard und die kundenindividuellen Anforderungen bestmöglich zusammenzuführen.

Diesem Leitfaden folgend hat sich bei Hama die Kombination aus sehr effizienter und integrativer Projektdurchführung zum Identifizieren und Initialisieren von Anpassungsbedarf sowie dem Steuern und Überwachen der Umsetzung mit dem hoch performanten Vorgehensmodell zur Softwareentwicklung (SCRUM) bei der SCT GmbH als äußerst schlagkräftig erwiesen.

Hama hat dem Projekt personell und kapazitativ eine hohe Priorität verliehen. Stakeholder aus allen Bereichen des Unternehmens sowie die zukünftigen Anwender waren von Anfang an eng in den Projektablauf eingebunden. Eine regelmäßige, zeitnahe und enge Kommunikation zwischen dem Hama-Kernteam, den Stakeholdern, den DISKOVER-Anwendern, der Beratung (Abels & Kemmner) und der Entwicklung (SCT) stellte jederzeit sicher, dass Erwartungen und Anforderungen des Kunden zum richtigen Zeitpunkt mit den richtigen Prioritäten in den Umsetzungsprozess eingeschleust werden konnten. Dazu wurden die vielen unterschiedlichen Umsetzungspunkte blockweise zu sequentiellen (zeitlich und inhaltlich) GoLive-Phasen zusammengefasst und in die Entwicklung eingesteuert. Die Methodik des SCRUM-Vorgehensmodells in der Entwicklung – beginnend mit der Anforderungsanalyse bis hin zum letzten Schritt, der Installation im Produktivsystem – stellt dabei sicher, dass die Implementierung von Anpassungen bei hoher Performance und strenger Beachtung interner und externer Qualitätssicherungsanforderungen inhaltlich und zeitlich planmäßig realisiert werden können.

Besonders wichtig war die Flexibilität und Reaktionsfähigkeit auch deswegen, weil sich einige Anforderungen, verursacht durch die thematische und inhaltliche Gesamtkomplexität, noch im Laufe des Projektes deutlich verändert haben. Mangelnde Anpassungsfähigkeit der Software und / oder der Entwicklungsmethodik würden in solchen Fällen unweigerlich zu großen Störungen und Verzögerungen führen.

Vom Standard flexibel zur Kundenlösung

Hama hat die Standardfunktionalität von DISKOVER SCO vielfältig anpassen bzw. auch erweitern lassen, damit die Lösung die Anforderungen des Hama-Geschäftsmodells bestmöglich abdeckt. Stellvertretend für viele andere Anpassungen seien hier drei genannt, die für Hama eine deutliche Verbesserung hinsichtlich Planungsqualität und Planungsaufwand erbracht haben.

Sammelbestellung / Verbunddisposition

Die Sammelbestellung ist für Hama ein sehr wichtiger und häufig angewendeter Geschäftsvorfall. Daher wurden insbesondere hier eine Vielzahl von Anpassungen am Standard vorgenommen, um den Ablauf noch effizienter und anwenderfreundlicher zu gestalten.

Im Standard dient die Sammelbestellung dazu, auf der Grundlage von Dispositionsgruppen die Bestellungen einer Zusammenstellung von Artikeln so zu bündeln, dass eine vorhandene Transportkapazität, z. B. Container oder LKW, möglichst effizient genutzt wird. Dies ist z. B. dann gegeben, wenn ein maximales Gewicht oder Volumen beachtet bzw. auf dieses hinsichtlich Befüllung der Transporteinheit reichweitenorientiert aufgefüllt werden soll. Dabei werden diverse Mindest- und Maximalbedingungen, z. B. Bestellwert oder auch Mindestbestellmengen eingehalten.

Auf diesen Standard aufsetzend wurden nun z. B. folgende Anpassungen durchgeführt:

• Umstellung der zentralen Sammelbestellfunktionalität der Dispogruppenanlage von Material auf Bezugsquellen, welche bei Hama aus Lieferantenname, Lieferantennummer und Frachtart bestehen
• Im Sammelbestellergebnis werden nun, falls vorhanden, auch Staffelpreise angezeigt.
• Neue Felder „Containerbefüllung“ und „Lieferantentyp“ unterstützen die Steuerung der Zuordnung von Sammelbestellfunktionalität zu Artikeln.
• Veränderung in der Beachtung von Restriktionen, die bei Erstellung der Sammelbestellung die Rahmenbedingungen abstecken
• separate Anzeige der Palettenmenge und der Anzahl der Paletten an den Bestellpositionen
• alternative Einstiegsmöglichkeiten in die Sammelbestellung:
  • Sammelbestellung über Dispositionsgruppe
  • freie Sammelbestellung über beliebige Artikel
  • gebundene Sammelbestellung mit Start über einen Artikel und Angebot der Dispogruppen, denen er angehört
• Checkbox zur Festlegung der Weitergabe des Kopf- oder Positionsdatums in der Bestellung
• Warnhinweis auf Artikel, denen Stammdateninformationen zur Durchführung der Sammelbestellung fehlen, z. B. Gewicht, wenn dieses eine Restriktion darstellt
• freies Zusammenfassen von Planaufträgen zu einer Gesamtbestellung (ohne Containerauffüllung)

Bei den Anpassungen der Sammelbestellung hat sich übrigens wie auch bei einigen anderen Änderungen gezeigt, dass der hinzugewonnene Kundennutzen durchaus auch ein Zugewinn für die Software war. Aus diesem Grunde wurden verschiedene Änderungen in den neuen Produktstandard übernommen, der damit auch einen weiteren Schritt nach vorne machen konnte.

Lieferzeiten-Monitoring und -Parametrisierung

Im Standard übernimmt DISKOVER SCO in der Beschaffung verschiedene Zeitkomponenten aus dem führenden ERP-System, die dann den Bezugsquellen eines Materials zugeordnet werden. Zu diesen Komponenten gehören die Liefer-, die Vorlauf-, die Transport- und die Sicherheitszeit. Außerdem kann am Artikel darüber hinaus noch eine Wareneingangsbearbeitungszeit vergeben werden. Sollte es im ERP-System an diesen Parametern mangeln, können diese auch, z. B. über das nächtlich automatisch laufende Regelwerk, in DISKOVER SCO belegt werden.

Hama verfolgte jedoch von Beginn an den Ansatz, die zum Teil sehr hohen Wiederbeschaffungszeiten noch genauer und differenzierter parametrisieren zu können, um damit der Planungsgenauigkeit einen weiteren Qualitätssprung zu ermöglichen.

Die Anpassung des Standards bestand darin, die vorhandenen Zeitkomponenten in feinere Abschnitte zu zerlegen und die Genauigkeit der Zeitkomponenten durch Auswertungen der Ist-Zeiten zu erhöhen. So wurde z. B. die Lieferzeit in der Fremdbeschaffung unterteilt in die Komponenten Produktionszeit (des Lieferanten), Transportzeit zum Hafen, Transportzeit ab Hafen und Sicherheitszeit zur Transportzeit. Des weiteren sollte hierbei nicht nur die Artikel-Lieferanten-Kombination eine Rolle spielen, sondern die Kombination aus Artikel, Lieferant und Frachtart. Diese Anforderung liegt auf der Hand, wenn man gerade bei Artikeln aus Fernost die Beschaffung „by Air“ und „by Sea“ in ihrer Dauer miteinander vergleicht.

So wurde eine sehr ausgeklügelte mehrstufige Berechnung von Ist-Lieferzeiten in Abhängigkeit der verschiedenen Frachtarten konzeptioniert und implementiert, welche mit ihren Ergebnissen zur Lieferzeitenparametrisierung und damit zur automatischen und permanenten optimalen Einstellung sämtlicher Zeitkomponenten dient. Beispielhaft sei hier die mehrstufige Berechnung der Transportzeit ab Hafen angeführt. Im ersten Schritt wird geprüft, ob bei einem bestimmten Artikel eine ausreichende Datenbasis in Form einer ausreichenden Anzahl Bestellungen zur sinnvollen Berechnung vorliegt. Ist dies der Fall, so wird die Zeit über den Median auf Ebene des Lieferanten, der Frachtart (in diesem Fall „by Sea“) und des Abgangshafens berechnet. Ist dies nicht möglich, weil die Information des Abgangshafens fehlt, erfolgt die Berechnung auf der Ebene Lieferant und Frachtart. Funktioniert auch das nicht, findet die nächste Stufe die Ermittlung mit der Kombination Lieferantenland und Frachtart statt. Es gibt noch weitere Berechnungen, die z. B. bei Fehlen benötigter Detailinformationen die Kombination Lieferantenland und Artikeltyp betrachten. Das dabei z. B. Artikelneuheiten anders behandelt und diverse Kalender berücksichtigt werden, ist selbstverständlich.

Im Ergebnis ist Hama nun in der Lage, durch eine sehr feine Lieferzeitenüberwachung sämtliche Zeitkomponenten jederzeit optimal zu parametrisieren und Abweichungsanalysen (Soll-Ist-Vergleiche) für Lieferantengespräche einzusetzen. Ergänzend dazu ermöglicht die feine Zerlegung der Beschaffungszeitabfolge eine entsprechend feine Verfolgung offener Bestellungen, indem die einzelnen Phasen der Bestellung vom Bestellzeitpunkt bis zum Wareneingang im DISKOVER SCO kenntlich gemacht werden und somit die Transparenz der jeweiligen Zugangselemente und dadurch der aktuellen Versorgungssituation stark erhöht wird.

Der Hinweis, dass Hama diese Verfeinerung und automatische Ermittlung der Zeitkomponenten auch für den internen Lieferanten „Produktion“ durchführt, erübrigt sich schon fast.

Planauftragsstatus und Freigabeworkflow

DISKOVER SCO generiert im Standard im Rahmen des MRP-Laufes Planaufträge / Bestellvorschläge, die der Planer sodann bzgl. Menge und Termin prüft, ggf. noch anpasst und dann fixiert. Die Fixierung bedeutet, dass dieser Planauftrag nicht mehr vom System verändert wird und dass er bereitsteht für den Upload ins ERP-System.

Diese Standardfunktionalität greift für Hama zu kurz. Es kann aus verschiedensten Gründen dazu kommen, dass ein Bestellvorschlag erst stark zeitversetzt noch Veränderungen erfährt und im ERP erst danach verarbeitet werden darf. Als Beispiel für diese Gründe seien Lieferantenanfragen genannt. Bei verschiedenen Artikeln besitzt Hama mehr als eine aktive Bezugsquelle und neben Attributen wie Lieferzuverlässigkeit und Qualität spielt bei der Auswahl des Lieferanten für eine Bestellung natürlich auch der Preis eine Rolle. Daher werden Bestellungen, die meistens aus mehreren Artikeln bestehen, bei verschiedenen Lieferanten angefragt. Dieser Prozess der Anfrage mit anschließender Rückmeldung und Verarbeitung der Antworten dauert in der Regel länger als einen Tag. Daher müssen die Planaufträge, die ansonsten in der Nacht vom MRP-Lauf verworfen und neu berechnet werden würden, quasi „geparkt“ werden.

Hama hat nun durch eine Anpassung diesem Prozess Rechnung getragen und darauf aufbauend zusätzlich noch eine automatische Prüfung diverser wirtschaftlicher Kriterien eingebaut, die im Sinne eines Workflows durch DISKOVER SCO unterstützt wird.

Jeder Planauftrag (PLO = Planned Order) weist nun neben dem Kennzeichen „fixiert J/N“ die weiteren Attribute „PLO-Status“ (z. B. Lieferantenanfrage), „PLO-Uploadstatus J/N“ und „PLO-Freigabe J/N“ auf. Die beiden erstgenannten neuen Attribute steuern das planerische Management eines Artikels sowie die Weitergabe an das ERP-System. Letztere wiederum hängt von dem PLO-Freigabestatus ab. Dazu überprüft das System, wenn der PLO-Status auf „planerisch geprüft“ gesetzt wurde, den Wert der Bestellung und der Bestellposition, die statistische Bestandsreichweite der Bestellposition, die statistische sowie die planerische Reichweite des Artikels zum Bestellzeitpunkt und die Reichweite des Artikels nach Zugang der bestellten Menge. Bewegen sich diese Kennzahlen im zulässigen Korridor, der flexibel parametrisiert werden kann, so wechselt die PLO-Freigabe automatisch auf Ja. Verlässt mindestens eins der Kriterien den zulässigen Bereich, verbleibt die PLO-Freigabe auf Nein und damit auch der PLO-Uploadstatus. In einem DISKOVER SCO-Bericht können diese Fälle angezeigt, geprüft und, ggf. auch nach Veränderung, freigegeben werden.

Hama und der Blick nach vorne

Hama hat mit der Implementierung eines flexiblen DISKOVER SCO-Standards die Planungseffizienz, -transparenz und -qualität noch verbessern können. Gleichzeitig strebt Hama aber auch ständig danach, weitere Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und diese auch, wo erforderlich, systemseitig verfügbar zu machen. So wird das Thema des flexiblen Standards, der wie die Planungsprozesse selbst wendig und reaktionsfähig der Dynamik der Markt- und Kundenanforderungen folgen muss, ein enger und stetiger Begleiter für die Zukunft sein.

Erste weitere konzeptionelle Ansätze bewegen sich z. B. im thematischen Umfeld von:

• Multi-Site-Order-Management (Netzwerk- bzw. standortübergreifende Planung)
• Sales Forecast-Modul zur Erstellung und Nachverfolgung der Business Planung
• planerische Nutzung von POS-Daten (Point of Sale) zur Erhöhung der Forecast-Qualität und Reduzierung oben erwähnten Retoureneffekte als zweiten relevanten Materialzugangsstrom
• Umsetzung eines Dispo-Cockpit-Ansatzes zur weiteren Erhöhung der Transparenz und Unterstützung der Entscheidungsfindung

Der „flexible Standard“: nicht Widerspruch in sich, sondern unerlässliche Anforderung an eine effiziente und performante Systemunterstützung, ohne die man bei der heutigen Geschwindigkeit und Veränderungsrate der marktseitigen Anforderungen wohl schnell ins Abseits geraten könnte.

Von Dipl.-Kfm. Armin Klüttgen

Bestnote für Dispositionsmanagementsystem

Herzogenrath bei Aachen, 05.06.2018 – Das Dispositionsmanagementsystem DISKOVER SCO der SCT GmbH wurde erneut mit dem „Gütesiegel für Absatzplanung/Bestandsmanagement“ des Bundesverbands für Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BMEnet GmbH) ausgezeichnet. Die Testergebnisse erreichen Spitzenwerte mit der Erfüllung von 100% der vom BME festgelegten Pflichtkriterien (299) und 81 % der Kürkriterien (58), sodass insgesamt ein Erfüllungsgrad von 97% erreicht wurde.

„Gäbe es – so wie bei Konsumgütern – Benchmarklisten für Dispositionsmanagementsysteme, würde DISKOVER SCO mit Abstand die Bestenlisten anführen“, ist sich Andreas Capellmann, Geschäftsführer der SCT GmbH, sicher. „Unsere Software bietet im Wettbewerbsvergleich und nun auch offiziell bestätigt das umfassendste Featureset und damit ideale Voraussetzungen für beste Dispositionsergebnisse.“

„Ich gratuliere zum ausgezeichneten Ergebnis!“ teilte der beim BME für die Vergabe des BMEnet Gütesiegels verantwortliche Andreas Richter der SCT GmbH bei der Übermittlung des Prüfberichts und der Urkunde mit. Es gäbe aktuell kein Unternehmen, das sich einen nur annähernd vergleichbaren Funktionsumfang durch den BME habe bestätigen lassen.

Dass ein solches Komplettpaket, das nahezu keine Wünsche offen lässt, nicht aus dem Nichts entstehen kann und viele Mannjahre Arbeit dahinter stecken, bestätigt auch Dr. Bernd Reinecke, ebenfalls Geschäftsführer der SCT GmbH: „Ausgehend von Forschungsarbeiten an der RWTH Aachen wurde DISKOVER seit über 20 Jahren kontinuierlich weiterentwickelt und hat heute ein Niveau erreicht, das selbst die Experten des BME nur noch wenige Bereiche der Kürkriterien als verbesserungsfähig erachten.“

Die Software-Suite DISKOVER SCO ist damit das wohl leistungsfähigste Advanced Planning and Scheduling Systeme (APS-Systeme) am Markt. DISKOVER SCO hilft Unternehmen dabei, ihre Supply Chain von der Beschaffung, über Produktion und Logistik, bis zur Distribution systematisch richtig einzustellen. Konkret hilft das Advanced Planning and Scheduling System der SCT GmbH bei der Optimierung von Beständen, Lieferbereitschaft & Termintreue, Durchlauf- und Wiederbeschaffungszeit, Kapazitätsauslastung sowie Prognose-, Planungs- und Dispositionsparametern in ERP-Systemen.

Prognosewerte und Dispositionsvorschläge in DISKOVER SCO ermöglichen es Unternehmen, die Planungs- und Dispositionsprozesse zu beschleunigen und zu automatisieren. Mit den Simulationsmöglichkeiten von DISKOVER SCO können die Wirkungen unterschiedlicher logistischer Strategien vor deren Umsetzung risikolos durchsimuliert werden. Daraus ergibt sich vielfach ein Rationalisierungspotenzial, das zwischen 35 % und 55 % liegt.

Das Gütesiegel des Bundesverbands für Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) wird für Softwarelösungen verliehen, die integrative Lösungen zur Optimierung des Einkaufs und der Logistik bieten. Die Prüfung erfolgt auf Basis eines umfangreichen Kriterienkatalogs, der vom BME erstellt wurde und klar definierte Anforderungen an Lösungen für das Beschaffungsmanagement formuliert. Einkaufsentscheider und -Anwender nutzen das BME Gütesiegel zur Verifikation ihrer Softwareauswahl.

Halbierte Durchlaufzeiten

Während sich große industrielle Serienfertiger derzeit darauf einstellen, Kundenwünsche mit Industrie 4.0-Technologien in Richtung Losgröße 1 zu bewegen, ist dies bei Manufakturen wie Meissen seit Jahrhunderten Programm. Meissen arbeitet nun daran, die Durchlaufzeiten deutlich zu beschleunigen und die Lieferbereitschaft über das gesamte Portfolio hinweg zu erhöhen. Durch den Einsatz der Advanced Planning & Scheduling Software Diskover von SCT Supply Chain Technologies konnten bereits große Fortschritte erzielt werden.

Dispositionscoaching für ERP-Systeme

Eine hohe Lieferbereitschaft gleichbleibender Qualitäten bei möglichst niedrigen Beständen – das sind die Anforderungen, die die Gustav Klauke GmbH in Remscheid an ihre Supply Chain stellt. Durch eine Vielzahl an kundenspezifischen Produkten sind solche Ziele jedoch eine stetige Herausforderung. Es wird von den Disponenten täglich gefordert, dass sie Auftragsrückstände klein halten und extrem flexibel auf schwankende Kundenbedarfe reagieren. Ohne professionelle Advanced Planning and Scheduling Software (APS) ist das heute nicht mehr zu bewerkstelligen.

Den gesamten Artikel finden Sie in Ausgabe 3/2017 des S@PPORT-Magazins.

Supply Chain Optimierung für den Elektro-­Großhandel

Wollen Großhändler im Internetzeitalter bestehen, müssen sie immer mehr Artikel in immer kürzerer Zeit liefern können. Damit die Lagerbestände bei hunderttausend und mehr Artikeln nicht explodieren, kann nur eine automatisierte Disposition die Bestände senken, ohne die Lieferbereitschaft in Leidenschaft zu ziehen oder alternativ die Personalkosten in die Höhe schnellen zu lassen. Advanced Planning & Scheduling Software wie DISKOVER SCO der SCT GmbH können hier helfen. So die Erfahrungen des in der FEGIME organisierten Großhändlers ASAJ.

Heute sind wir es gewohnt, binnen 24 Stunden selbst die exotischsten Produkte per Post mit Losgröße 1 geliefert zu bekommen. Das hat auch immense Auswirkungen auf die B2B Nachfrage im Einzelhandel und Handwerk. Großhändler müssen ihr Sortiment erweitern und/oder vertiefen, um die zunehmend fragmentierte Nachfrage zuverlässig befriedigen zu können. Lagerkapazitäten für eine schnelle Lieferung kann man aber nicht beliebig erweitern, da zunehmende Artikelvielfalt ja auch Kosten bindet. Neben der reinen Kapitalbindung, die große Mengen an Liquidität bindet, die an anderer Stelle evtl. wirkungsvoller eingesetzt werden könnte, verursachen Bestände 18 bis 30 Prozent der Bestandswerte an laufenden Kosten pro Jahr. Diese setzen sich aus Kapitalkosten, Versicherungen, Verwaltungsaufwänden, Überalterung und Verschrottung und weiteren Kostengrößen zusammen. Diese Kosten muss der Großhandel
bezahlen, wenn seine Logistikkette nicht stimmt. Wie kann man aber trotz steigenden Artikelzahlen und sinkender Nachfrage pro Artikel die Lieferbereitschaft steigern und gleichzeitig die Bestände abbauen?

Dispositionsprozesse optimieren

In erster Linie ist es eine Frage von besseren Dispositionsprozessen. Man kann beispielsweise Schnelldreher in kürzeren Abständen ordern. Das reduziert die Lagerkapazitäten. Besonders selten nachgefragte Produkte wiederum bestellt man nur bei Bedarf und verbannt sie aus dem Lager. Zudem kann man in den meisten Großhandelsunternehmen auch die logistischen Stellgrößen noch optimieren. So werden Sicherheitsbestände oft nur aus dem Bauch geplant und ohne
allgemeingültige Regelwerke ‚bedarfsgerecht‘ justiert. Einen Palettenplatz im LKW mit Langsamdrehern zu füllen, nur um Frachtkosten zu sparen, kann ebenfalls die Lagerbestände ‚nachhaltig‘ in die Höhe treiben. Es gilt also, vieles über die gesamte Supply Chain hinweg zu optimieren.

Methoden-­ und Tool­-Kompetenzen

Methoden­- und Tool-­Kompetenzen sind hierfür gefragt. Zu den wichtigsten Aufgaben zählt dabei eine erweiterte ABC Analyse. Also eine Klassifizierung des vollständigen Artikelsortiments nach
• ABC ­ wirtschaftliche Bedeutung,
• XYZ ­ Regelmäßigkeit des Verbrauchs,
• STU ­ Anzahl Kunden pro Artikel sowie
• ELA ­ Lebenszyklus

Diese Klassifizierungsmerkmale sind wichtige Größen für die Entscheidung, welche Planungs­ und Dispositionsparameter für welche Artikel eingestellt werden sollten und welche Artikelklassen wie zu planen und zu disponieren sind. Mit solchen grundlegenden Analysen kann man schon schnell bestehende Bestände sinken lassen und gleichzeitig die Lieferbereitschaft steigern. Aber all solche Analysen und daraus abzuleitende Maßnahmen reichen nicht aus, wenn Disponenten beispielsweise nicht auch mit einer passenden Software unterstützt werden.

Zu dieser Erkenntnis kam auch die polnische Großhandelskette ASAJ Sp. Z o.o., die im Bereich Elektro­ und Beleuchtungtechnik tätig und Mitglied der FEGIME Polen ist. Das Unternehmen betreibt 21 Filialen, beschäftigt 300 Mitarbeiter und das Angebot umfasst derzeit rund 275.000 Artikel, die es täglich neu zu disponieren gilt. Schon alleine die Anzahl der Artikel lässt dabei erahnen, wie groß die Bedeutung eines zeitgemäßen EDV-Systems ist.

Lange Zeit setzte ASAJ auf die Erweiterung seines ERP­Systems, um die Mitarbeiter der Einkaufsabteilung bei der Erstellung von Lieferbestellungen effektiv unterstützen sollten. Zunehmend stellt sich die Frage, ob das Engagement einer einzelnen IT­-Abteilung ausreicht, um mit den ausgereiften Lösungen spezieller Prognose­ und Dispositionssysteme, die am Markt verfügbar sind, mitzuhalten und ob das Know­how der Weiterentwicklung im eigenen Unternehmen erhalten und ausgebaut werden kann.

Bei ASAJ reifte die Erkenntnis, dass ein massiver Schritt nach vorne die Wettbewerbsfähigkeit verbessern und die laufenden Kosten des Unternehmens deutlich senken könnte. Um die strategischen Vorgaben einer modernen Planung und Disposition für ASAJ zu erarbeiten, vertraute sich ASAJ einem Spezialisten für Logistikberatung an und zusammen wurden vier Ziele definiert, die mit dem Einsatz einer solchen Software­Lösung erreicht werden sollen:

1. Verringerung des Arbeitsaufwands und somit Verringerung der anfallenden Kosten bei Bestellvorbereitungen.
2. Vollständige Automatisierung der Nachbevorratung der 21 Filialen aus den drei Zentrallagern.
3. Vollständige Automatisierung der Umlagerung von Artikeln mit einer geringen Umschlagshäufigkeit.
4. Herunterfahren der Lagerbestände und gleichzeitige Erhöhung des Lieferbereitschaftsgrads.

Für die Implementierung empfahlen die polnischen Logistikberater das Advanced Planning and Scheduling (APS) Software­Tool DISKOVER SCO, das von der SCT GmbH in Herzogenrath / Aachen hergestellt und über den Implementierungsspezialisten RCS in Polen vertrieben und eingeführt wird. Nachdem die Wahl auf das Team SCT und RCS gefallen war, wurde seitens der Einkaufsabteilung von ASAJ ein differenziertes Pflichtenheft der speziellen Anforderungen seitens ASAJ erarbeitet und mit RCS abgestimmt. Zu dem von ASAJ eingesetzten ERP-­System Comarch ERP XL verfügte DISKOVER über keine Standardschnittstellen. Diese konnte jedoch seitens der IT­-Abteilung und dank deren umfangreicher Detailkenntnisse des COMARCH-­Systems zügig innerhalb eines Monats realisiert werden.

Unkomplizierte Einführung der neuen APS­Software in den Arbeitsalltag

Die zweite Etappe der Einführung der APS­Software beinhaltete die Anwenderschulung. Der Ansatz eines Trainings on the Job, bei dem die Mitarbeiter geschult werden, indem sie im Arbeitsalltag direkt mit der neuen Software interagieren, hat sich dabei bewährt und konnte nach lediglich drei Wochen bereits weitgehend abgeschlossen werden.

Eine echte Herausforderung bei der Implementierung der APS­-Software war die Wahl eines Zeitpunktes für den Go-­Live, also der kompletten Umstellung von den bisherigen eigenen ASAJ­-Werkzeugen für die Prognosen und Bestellungen auf das DISKOVER-­System. In der Praxis bedeutete das, dass die bis dahin verwendeten Methoden und Denkweisen in Mindestbestand und Höchstbestand durch das stärker statistisch geprägte Konzept von Lieferbereitschaftsgrad und Sicherheitsbestand ersetzt werden mussten.

Letztlich konnte diese Umstellung für das gesamte Unternehmen an nur einem Tag realisiert werden, da die Einkaufsabteilung sehr gut auf die selbständige Bedienung der APS­Software vorbereitet war. Um die Sicherheit des Projektes noch zu erhöhen, unterstützte RCS während der Startphase die Anwender bei ASAJ telefonisch und durch Fernzugriff mittels Team-Viewer. In den ersten Wochen des Produktivbetriebs unterstützte RCS darüber hinaus die Mitarbeiter von ASAJ bei der Optimierung der wichtigsten Dispositionsparameter.

Robert Dabrowski, der Projektleiter, fasst zusammen: „Unser Partner, die Firma RCS, hat immer prompt unsere Fragen beantwortet und uns bei der Parametereinstellung und Optimierung beständig unterstützt. Die vollständige Implementierung des APS­-Tools hat von der Auftragsunterzeichnung bis zum Produktivstart lediglich 3 Monate gedauert.“

Alle Ziele erfolgreich umgesetzt

Die vier Ziele der APS-­Implementierung konnten mittels DISKOVER und dank eines geschickten und pragmatischen Einführungskonzeptes alle erfolgreich umgesetzt werden. „Das übergeordnete Ziel der Implementierung ist es, mit einem minimalen Kapitalaufwand einen maximalen Gewinn zu erreichen“, erklärt Kamil Kulma, Produktionsmanager im Lenkungsausschuss des Projekts. „Diesem Ziel nähern wir uns Schritt für Schritt und DISKOVER SCO hilft uns dabei, unsere Wettbewerbsfähigkeit zu steigern und unseren Gewinn signifikant zu erhöhen.

Fachartikel, Initiative Mittelstand, erschienen am 12.09.2016
Von Andreas Capellmann und Mariusz Zdanowiecki

Dispositionsstrategien

Wollen Zulieferer von DIY-Märkten ihren Kunden stets volle Regale und gute Margen bieten, reicht es nicht aus, die JIT Supply Chain 4.0 aus dem Fertigwarenlager oder der letzten verfügbaren Maschine zu speisen.

Baumärkte wollen stets volle Regale – ideal mit Schnelldrehern und guten Margen. Zuliefernde Unternehmen stellen dafür teilweise eigene Rack-Jobber bereit oder engagieren Absatzserviceunternehmen dafür, um ein jederzeit perfekt gepflegtes Sortiment präsentieren zu können. Mit Lösungen wie „Logistik 4.0“ will man die Absatzzahlen noch genauer auf den Punkt bringen und im Idealfall mit Losgröße eins reagieren. Doch all diese Bemühungen führen nicht zum Erfolg, wollen Lieferanten diese zum Teil auch sehr schwankenden Bedarfsmeldungen immer schnellstmöglich beispielsweise binnen 24 Stunden bedienen.

Hierfür müssten sie nämlich zum Teil sehr hohe Bestände im Fertigwarenlager vorhalten oder aber JIT-Kapazitäten für die Produktion. Beides ist außerhalb der Spitzenlastzeiten überflüssig und damit auch teuer und bindet Kapital. Deshalb suchen zuliefernde Unternehmen nach Möglichkeiten, dies alles günstiger umzusetzen, um letztlich auch dem Baumarkt attraktive Preise machen zu können. Das Potenzial ist enorm: Neben der Kapitalbindung, die zu totem Kapital führt, liegen sogar 18 bis 30 weitere Kosten in den Beständen, die sich aus Kapitalkosten, Versicherungen, Verwaltung, Lagerkapazitäten usw. ergeben. Diese Kosten muss der Baumarkt bezahlen, wenn die Logistikkette nicht stimmt. Wie kann man aber die Lieferbereitschaft sogar steigern und gleichzeitig die Bestände abbauen?

Dispositionsprozesse optimieren

In erster Linie ist es eine Frage von besseren Dispositionsprozessen. Man kann beispielsweise schnell eher in kürzeren Abständen liefern. Das reduziert die Lagerkapazitäten. Selten nachgefragte Produkte wiederum fertigt man bei Bedarf und verbannt sie direkt aus dem Fertigwarenlager. Zudem kann man den logistischen Entkopplungspunkt durch Modularisierung möglichst weit an das Ende der Supply Chain setze und so Bestände über die gesamte Supply Chain hinweg abbauen. Viele logistische Stellgrößen sind zudem von Bauch geplant und per Hand ausgeführt. Ein Palettenplatz im Lkw mit Langsamdrehern zu füllen, nur um Frachtkosten zu sparen, treibt in der Summe schnell die Lagerbestände in die Höhe. Es gilt also, vieles über die gesamte Supply Chain hinweg zu optimieren.

Ein Unternehmen aus der Metallbranche, das Zulieferer für Baumärkte ist, hat es beispielsweise geschafft, seine Bestände deutlich zu senken und gleichzeitig den Lieferbereitschaftsgrad zu steigern: GAH Alberts. Der Hersteller u.a. von Beschlägen, Profile und Zauntechnik konnte kurzfristig 13% und satte 53% der Bestände in neun Monaten reduzieren. Mehr als die Hälfte des Fertigwarenlagers war also mit Material bestückt, welches nicht unmittelbar benötigt wurde, um dennoch eine hohe Lieferbereitschaft zu erfüllen.

Ein weiterer Zulieferer für Baumärkte aus dem Bereich der Lampen musste die Herausforderung meistern, dass die Komponenten der Produkte, die überwiegend nach eigenen Entwürfen gefertigt werden, größtenteils in China beschafft wurden. Die Lieferzeiten betragen hier zwischen 60 und 150 Tagen. Die Kunden, Fach- und Großhandelsunternehmen, fordern jedoch durchgehend höchste Lieferbereitschaft. Täglich laufen ca. 20.000 Kundenauftragspositionen, größtenteils mit einer Lieferfrist von 24 Stunden, ein. Daher ist auf der Beschaffungsseite ein ausreiche d hoher Bestand erforderlich. Verändert ich die Bedarfssituation jedoch auf Kundenseite, werden die zuvor lange im Voraus beschafften Artikel nicht mehr benötigt und zum Überbestand. Solche Problemstellungen gilt es demnach zu managen.

Toolkompetenzen

Methoden und Toolkompetenzen sind hierfür gefragt. Beim Lampenhersteller beispielsweise wurde eine erweiterte ABC- Analyse durchgeführt. Also eine Klassifizierung des vollständigen Artikelsortiments nach

• wirtschaftlicher Bedeutung,
• Regelmäßigkeit des Verbrauchs,
• Anzahl Kunden pro Artikel sowie
• Lebenszyklus

Diese Klassifizierungsmerkmale sind wichtige Größen für die Entscheidung, welche Planungs- und Dispositionsparameter für welchen Artikel eingestellt werden sollten. Zudem wurde ein Regelwerk erstellt, das genau festlegt, welche Artikelklassen wie zu planen und zu disponieren sind. Mit solchen grundlegenden Analysen kann man schon schnell bestehende Bestände sinken lassen und gleichzeitig die Lieferbereitschaft steigern.

Aber all solche Analysen und daraus abzuleitende Maßnahmen reichen nicht aus, wenn Disponenten beispielsweise nicht auch mit einer passenden Software unterstützt werden. So mussten etwa bei einem Armaturenhersteller die Melde- und Sicherheitsbestände ohne Systemunterstützung durch das ERP ermittelt werden. Insbesondere bei den Sicherheitsbeständen fiel auf, dass sie je nach Zuständigkeit auf verschiedene Arten berechnet wurden oder aber lediglich aus Erfahrungswerten resultierten. In der Disposition von Kaufteilen wurde nicht bedarfsbezogen auf Bestellbedarf geprüft, sondern einmal pro Woche. Der Gesamtprozess an dieser Stelle war also trotz ERP-System stark manuell geprägt, sehr aufwendig und damit auch trotz größter Sorgfalt fehleranfällig. Um die gesamten „Big Data“ aus der Supply Chain 4.0 überhaupt nutzen zu können, müssen viele Serien- und Variantenfertiger überhaupt erst einmal die Dispositionsprozesse vor dem Fertigwarenlager oder der letzten Fertigungsmaschine vor der Verpackung hinreichend durchstrukturieren und dispositiv optimieren. Und das ist kein triviales Unterfangen.

Komplexe Materie

Wie komplex die Disposition ist, kann man schon allein an der Anzahl der erforderlichen Stammdaten erkennen: Je nach Zuschnitt des Artikels hat man sich um bis zu 130 logistische Parameter zu kümmern. Stellt man sich diese als mathematische Gleichung vor, ist schnell zu verstehen, dass man diese nicht im Kopf rechnen kann. Große Fehler werden aber gemacht, wenn man einzelne Parameter der Einfachheit halber zusammenfasst. Beispielsweise werden Sicherheitsbestände für die schwankende Nachfrage, Sicherheitsbestände für schwankende Fertigungszeiten und Sicherheitsbestände für schwankende Lieferzeiten der Vorlieferanten in einem gemeinsamen Sicherheitswert abbildet. Kumuliert kann das nur zu mehr Bestand führen. Aus stark oszillierenden Graphen mit vielen unterschiedlichen Spitzen werden so Kurven, bis man letztlich zu einer „glatten“ Prognose kommt, die aber nur die Probleme zukleistert und am Ende viel Geld kostet. Eine optimale Disposition braucht also auch entsprechend differenzierende Werkzeuge.

ERP allein reicht nicht aus

In den meisten Unternehmen existiert für Dispositionszwecke bereits ein passendes Softwaretool: das bestehende ERP-System bzw. entsprechende Erweiterungen. Allerdings haben ERP-Systeme originär andere Aufgaben, sodass die Möglichkeiten zur Bedarfsprognose und Disposition zumeist sehr beschränkt und diese Funktionalitäten nicht ausreichend differenziert sind. So sind beispielsweise Automatismen zur kontinuierlichen Optimierung der Dispoparameter praktisch nicht vorhanden. Hinzu kommt, dass quasi alle bekannten ERP-Systeme ausschließlich mit statistischen Verfahren arbeiten, die eine sogenannte „normal verteilte“ Nachfrage unterstellen, wie z. B. Mittelwertverfahren oder exponentielle Glättung. Doch in der Praxis ist eine normalverteilte Nachfrage praktisch nie anzutreffen. Vielmehr unterliegt die Nachfrage ständigen saisonalen, konjunkturellen oder anderen Schwankungen. Die Konsequenz: Berechnungen unter Annahme einer normalverteilten Nachfrage führ zu systematisch falschen Bedarfsprognosen und Bestandsfehlern von bis zu 40%.

Fachartikel, Baumarktmanager, erschienen in Ausgabe 6/16
Von Andreas Capellmann und Andreas Kemmner